Memoria fiscale del registratore di cassa: quanto dura? Non esiste una durata fissa uguale per tutti. Dipende dal modello e da quanto lavori, cioè da quante chiusure giornaliere e da quanti scontrini fai. Il registratore telematico però ti avvisa prima che la memoria finisca, e quando è piena smette di emettere documenti fiscali: per questo conviene muoversi al primo avviso, non all’ultimo giorno.

In questa guida trovi come funziona la memoria, come capire se sta per finire e cosa fare, passo per passo, quando è esaurita. Ideal Office è un laboratorio abilitato dall’Agenzia delle Entrate e segue queste pratiche a Torino, in provincia e in tutto il Piemonte e la Valle d’Aosta.

Cos’è la memoria fiscale del registratore di cassa

“Memoria fiscale” è il nome che si usa comunemente. Le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate parlano di memoria permanente: una memoria non riscrivibile, chiusa dentro il modulo fiscale e protetta dal sigillo fiscale. Si divide in due parti.

• Memoria permanente di riepilogo: contiene i totali di ogni chiusura giornaliera, il conteggio delle chiusure e gli interventi dei tecnici (verifiche periodiche, aggiornamenti del firmware). È fissata in modo inamovibile al registratore e protetta da resina.
• Memoria permanente di dettaglio, chiamata DGFE (dispositivo-giornale di fondo elettronico): contiene i dati di ogni singola operazione e l’esito delle trasmissioni all’Agenzia.

La differenza conta. Se il DGFE è un modulo separato, quando è pieno un tecnico abilitato può sostituirlo. La memoria di riepilogo invece non si cambia sul posto: quando è esaurita il registratore va dismesso.

Memoria fiscale del registratore di cassa: quanto dura

Le norme non fissano una durata in anni e diffidiamo di chi ti dà un numero preciso senza vedere il tuo apparecchio. La capacità cambia da modello a modello e il consumo cambia da attività ad attività.

Da cosa dipende la durata

• Il modello: ogni produttore dimensiona le memorie in modo diverso.
• Le chiusure giornaliere: ognuna occupa spazio nella memoria di riepilogo. Un negozio aperto sette giorni su sette la riempie prima di uno aperto cinque.
• Il numero di documenti: un bar con centinaia di scontrini al giorno riempie il DGFE molto prima di una bottega con pochi clienti.
• Gli interventi registrati: anche verifiche, aggiornamenti e altri eventi vengono scritti nella memoria di riepilogo.

Un dato concreto però c’è. Molti registratori installati tra il 2017 e il 2019 si avvicinano alla fine della memoria fiscale. RCH, uno dei marchi che trattiamo, ha scritto nel marzo 2025 che i registratori telematici inizializzati nel 2017 andavano sostituiti entro l’anno successivo per l’esaurimento delle memorie fiscali, e presenta il nuovo APE 3 come evoluzione della famiglia ASSO. Se il tuo registratore ha quell’età, è il momento di controllarlo.

Esaurimento della memoria fiscale: come capire se sta per finire

Le specifiche tecniche obbligano il registratore telematico ad avvisarti. Quando la memoria di riepilogo e di dettaglio si avvicina al limite, e comunque non oltre il 90% della capacità, compare un messaggio che indica la percentuale di memoria rimasta e che devi confermare di aver letto.

Non ignorarlo e non limitarti a premere “OK”. Annota il modello e la matricola e chiamaci: da quel momento hai il tempo per scegliere con calma il nuovo apparecchio. Un altro buon momento per controllare è la verifica periodica del registratore di cassa, che va fatta almeno ogni due anni: durante la verifica ti diciamo come è messa la memoria.

Memoria fiscale piena: cosa succede

Prima di bloccarsi il registratore deve memorizzare e trasmettere i corrispettivi ancora in sospeso. Poi smette di svolgere le funzioni fiscali: non emette più documenti commerciali. Resta però possibile leggere le memorie ed esportarne il contenuto in un file XML.

Registratore di cassa con memoria esaurita: cosa fare

Questa è la sequenza da seguire, dal primo avviso al nuovo registratore in funzione.

1. Chiama il tecnico al primo avviso. Controlliamo quale memoria si sta riempiendo: se è un DGFE separato può bastare sostituirlo; se è la memoria di riepilogo serve un nuovo registratore.
2. Scegli e ordina il nuovo registratore, in acquisto o a noleggio, prima che il vecchio si fermi.
3. Controlla che tutti i corrispettivi siano stati trasmessi all’Agenzia delle Entrate.
4. Fai esportare il contenuto delle memorie in formato XML e conserva il file.
5. Dismetti il vecchio registratore con la comunicazione all’Agenzia delle Entrate (vedi sotto).
6. Fai attivare il nuovo registratore da un laboratorio abilitato. All’attivazione si fa anche la prima verificazione e ricevi il QR code da esporre in vista dei clienti.
7. Aggiorna il collegamento con il POS sul portale Fatture e Corrispettivi.

Se il registratore si è già bloccato

Se non hai un altro registratore in servizio, devi chiedere subito l’intervento di un tecnico abilitato e, finché non riparti, annotare i corrispettivi di ogni giorno su un apposito registro, anche in formato digitale. Il registratore va messo nello stato “fuori servizio” e i dati di quei giorni si trasmettono dal portale Fatture e Corrispettivi, con la funzione “Procedure di emergenza, Dispositivo fuori servizio”. Si può fare, ma è una complicazione che si evita muovendosi prima.

Dismissione del registratore telematico

Quando la memoria di riepilogo è esaurita, il registratore va dismesso. Con la dismissione l’Agenzia delle Entrate revoca il certificato del dispositivo e lo cancella dalla sua anagrafica. La causale prevista è “memoria di riepilogo esaurita o con certificato compromesso”.

La comunicazione può farla il titolare, o un suo intermediario delegato, dall’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Oppure la fa il tecnico abilitato direttamente dal registratore: la dismissione è l’unico cambio di stato che il tecnico può comunicare con le funzioni dell’apparecchio. Prima di passare allo stato “dismesso” il registratore trasmette o esporta tutti i file dei corrispettivi.

Dismissione, disattivazione o fuori servizio

• Dismissione: il registratore è a fine vita (memoria esaurita, smaltimento). È definitiva.
• Disattivazione: serve quando cedi o vendi un registratore ancora buono, o in caso di furto. Chi compra può poi associarlo alla sua partita IVA.
• Fuori servizio: per guasti o periodi di inattività. Il registratore torna “in servizio” da solo alla prima trasmissione riuscita.

Sbagliare stato crea problemi: un registratore dismesso per errore va ripristinato con un’apposita procedura e con un nuovo certificato. Per questo conviene farlo fare a chi lo fa tutti i giorni.

Sostituzione del registratore di cassa telematico: quale scegliere

La fine della memoria è l’occasione per prendere un registratore adatto a come lavori oggi. Trovi tutti i modelli nella pagina dei registratori di cassa telematici a Torino. Tre esempi:

• RCH APE 3: cassa touch Android con lettore NFC, per negozi e pubblici esercizi. Esiste anche in versione con il pagamento elettronico integrato.
• Custom BIG PLUS-N RT: registratore telematico compatto per negozi e piccole attività.
• Custom JSMART-N RT: registratore telematico portatile, adatto anche ad ambulanti e mercati.

Il prezzo dipende dal modello e dagli accessori: chiedici un preventivo gratuito. Nel 2026 non ci sono contributi statali per comprare un registratore, quindi diffida di chi te li promette.

Il noleggio come alternativa

Se non vuoi più pensare a memoria, verifiche e guasti, valuta il noleggio del registratore di cassa. Nel canone sono compresi installazione e configurazione, collegamento al POS, assistenza entro 24 ore, verifica periodica obbligatoria e sostituzione in caso di guasto.

Nuovo registratore e collegamento al POS

Dal 1° gennaio 2026 il POS deve essere collegato al registratore telematico. Il collegamento si registra online sul portale Fatture e Corrispettivi, nella sezione “Gestione collegamenti”. Quando attivi un nuovo registratore o ne dismetti uno, i collegamenti vanno aggiornati: la comunicazione si fa tra il sesto giorno del secondo mese successivo alla variazione e l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Trovi i dettagli nella guida al collegamento tra POS e registratore di cassa.

Se hai altri problemi con la cassa, trovi tutto sull’assistenza per registratori di cassa.

Domande frequenti

Quanto dura la memoria fiscale del registratore di cassa?

Non c’è una durata fissa: dipende dal modello, dal numero di chiusure giornaliere e dal numero di documenti emessi. Molti registratori installati tra il 2017 e il 2019 si avvicinano alla fine della memoria. Dacci modello e matricola e ti diciamo come è messo il tuo.

Con la memoria fiscale piena il registratore si blocca?

Sì. Prima trasmette i corrispettivi in sospeso, poi smette di emettere documenti fiscali. Resta possibile leggere ed esportare le memorie. Il blocco non arriva senza preavviso: il registratore ti avvisa entro il 90% della capacità.

Si può sostituire solo la memoria invece del registratore?

Solo per la memoria di dettaglio (DGFE), quando è un modulo separato: la sostituisce un tecnico abilitato. La memoria di riepilogo può cambiarla solo il fabbricante, assegnando al registratore una nuova matricola, e il vecchio registratore va comunque dismesso. In pratica, di solito conviene un apparecchio nuovo.

Chi fa la dismissione del registratore telematico?

Può farla il titolare, o un intermediario delegato, sul portale Fatture e Corrispettivi, oppure il tecnico abilitato direttamente dal registratore. Se ti affidi a noi, ce ne occupiamo noi.

Devo conservare i dati del vecchio registratore?

Prima della dismissione fai esportare il contenuto delle memorie in XML e conserva il file. Le specifiche tecniche del 2019 prevedevano di conservare le memorie esaurite per il periodo indicato dall’articolo 2220 del codice civile. Per sapere per quanto tempo e in che forma conservarle oggi, chiedi conferma al tuo commercialista.

Posso vendere un registratore con la memoria esaurita?

No. Un registratore con la memoria di riepilogo esaurita non può più svolgere funzioni fiscali e va dismesso. Si può cedere solo un registratore ancora funzionante, e in quel caso va disattivato, non dismesso.

Con il nuovo registratore devo rifare il collegamento al POS?

Sì, i collegamenti vanno aggiornati sul portale Fatture e Corrispettivi, tra il sesto giorno del secondo mese successivo all’attivazione e l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Se il registratore è a noleggio con noi, il collegamento al POS è compreso.

Informazioni aggiornate al 30 settembre 2026 sulla base delle specifiche tecniche e dei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate. Le regole possono cambiare: per le scelte che riguardano la tua attività verifica sempre con il tuo commercialista.